Archiv für die Kategorie „Kassensystem“
28. September 2011 | 
Autor: Kassensystem Bedienungsanleitung richtig gliedern
Bedingt durch die verschiedenen möglichen Arbeitsweisen mit einem Handbuch („Sequentielles Lesen“, „Gezieltes Nachschlagen“ und „exploratives Lesen“), kann man nicht davon ausgehen, dass die Leser das Handbuch von Anfang bis Ende durchlesen. Beschreibungen einzelner Funktionen oder Sachverhalte sind meistens die größten Informationseinheiten, die vom Leser eines Handbuches für Kassensysteme mehr oder weniger vollständig durchgelesen werden.
Eine Benutzerdokumentation für Kassensysteme muss deshalb zum Sequentiellen Lesen geeignet sein und in der Reihenfolge erstellt werden, in der die darin enthaltenen Informationen vom Leser zum Verständnis benötigt werden. Bei der Beschreibung von Softwareprodukten für Kassensysteme gibt es häufig eine Reihe von gleichartigen Sachverhalten zu beschreiben. Softwareprodukte für Kassensysteme, die über sog. Eingabemasken versorgt werden, sind dafür ein Beispiel. Jedes Programm zeigt eine oder mehrere Bildschirmmasken die von Benutzer auszufüllen sind. Diese Bildschirmmasken sind (hoffentlich) alle in gleicher Weise aufgebaut und in gleicher Weise auszufüllen. Für den Leser einer Benutzerdokumentation für ein Kassensystem ist es von Vorteil, wenn solche gleichartigen Inhalte auch in gleicher Weise beschrieben werden, wenn also alle Kommandos, alle Bedienungsabläufe und alle Bildschirmmasken nach ein und dem selben Schema erläutert werden. Es wäre falsch beim Formulieren der Texte in einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme diese Wiederholungen solcher Beschreibungsschemata zugunsten einer sprachlich abwechslungsreicheren Darstellung zu vermeiden. Wiederholungen sind in diesem Falle nützlich und keine stilistische Schwäche. Sie erleichtern dem Benutzer/Leser eines Handbuches für Kassensysteme das Erkennen von gleichartigen Strukturen. Der Benutzer/Leser wird solche Beschreibungsschemata wiedererkennen und weiß nach kurzer Zeit, wo er in einer solchen Beschreibung bestimmte Informationen findet. Der Benutzer/Leser kann auch aus der Gleichartigkeit der Beschreibungen auf die Gleichartigkeit der Inhalte schließen. Wenn der Benutzer/Leser einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme weiß, dass gewisse Bildschirmmasken nach einem bestimmten Schema beschrieben sind und eine Beschreibung eines neuen Sachverhaltes nach diesem gleichen Schema aufgebaut ist, wird er daraus schließen, dass es um eine Bildschirmmaske gleicher Art handelt.
Die äußere Erscheinung der Textes sollte möglichst die logische Textstruktur widerspiegeln. Wenn die Beschreibung verschiedener Sachverhalte nach einem festen Schema erfolgt, dann sollte dieses Schema auch optisch verdeutlicht werden, damit aufgrund der äußeren Erscheinung der Zugriff auf bestimmte Aspekte einer Beschreibung möglich ist. Unterschiedliche Schriften, Marginalien, Symbole und sonstige grafische Elemente können als Gestaltungselemente für diesen Zweck verwendet werden. Das Ziel muss sein, dem Benutzer/Leser einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme den Zugriff auf gesuchte Informationen ohne überflüssige Lesearbeit zu ermöglichen.
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Die Unternehmen des Hotelgewerbes betreiben Hotels und andere Beherbergungsbetriebe wie zum Beispiel Ferienwohnungen oder Pensionen. Das Hotelgewerbe ist ein wichtiger Wirtschaftszweig der Tourismusbranche und Fremdenverkehrswirtschaft. Die technischen Fortschritte in diesem Gewerbe sind enorm. Registrierkassen, moderne Kassensysteme sowie mobile Kassen stellen heute einen wichtigen Bestandteil des Unternehmerischen Erfolges dar. Mitunter wird das Hotelgewerbe auch als Hotelbranche oder Hotellerie bezeichnet. Als Wirtschaftszweig wird das Hotelgewerbe zum Gastgewerbe gezählt.
Der Umsatz im Gastgewerbe nach Betriebsart betrug nach Angaben der DEHOGA und des Statistischen Bundesamtes im Jahr 2009 im Bereich Hotelgewerbe insgesamt rund 16,3 Milliarden Euro. Im Jahr 2008 lag der Umsatz bei etwa 16,65 Milliarden und im Jahr 2007 bei knapp 16,55 Milliarden Euro.
Das Hotelgewerbe ist auf eine gute Auslastung der Hotels angewiesen. Im Vergleich der Auslastung der Hotelbranche in ausgewählten Städten lag die französische Hauptstadt Paris mit einer Auslastung von rund 74 Prozent auf dem ersten Rang. Dahinter folgte Hamburg mit fast 72 Prozent und Amsterdam mit annähernd 70 Prozent Auslastung. Die Top 10 der Markenhotels in Deutschland wurden im Jahr 2008 von dem Hotelbetreiber Accor mit insgesamt 304 Hotels angeführt. Dahinter folgten die Hotelunternehmen Viabono mit 270 und Land-Gut-Hotels mit 191 Hotels.
Zum Hotelgewerbe wird auch der Betrieb von Pensionen gezählt. Die Anzahl der in Deutschland geöffneten Pensionen im Jahr 2009 betrug insgesamt rund 5560 Betriebe. Dabei gab es etwa 2.800 Pensionen mit einer Kapazität zwischen neun und neunzehn Betten, knapp 1.400 Pensionen mit 20-29 Betten, rund 1200 Pensionen mit 30-99 Betten, 56 Pensionen mit 100-249 Betten und lediglich 3 Pensionen mit 250-499 Betten.
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Die Bundesregierung möchte mit Hilfe der Kassensysteme in Restaurants, Imbissen, aber auch mit den Taxametern bei den Taxiunternehmen sowohl Schwarzarbeit, als auch Steuerhinterziehung besser kontrollieren. Daher wird spätestens ab 2013 der so genannte Fiskal Speicher, das ist ein Chip, der Änderungen im Journal nachvollziehbar machen kann, Pflicht für jedes Unternehmen, das mit direktem Geldfluss zu tun hat und ein Kassensystem besitzt. Manches Kassensystem das noch nicht so alt ist, wird sich mit einem Chip nachrüsten lassen und so kostengünstig zu einem Fiskal Kassensystem umfunktioniert. Jedes Unternehmen, das ältere Kassensysteme betreibt, wird sich der Frage stellen müssen, welche Neuanschaffung sinnvoll ist. Die Anforderung, auch die Schwarzarbeit eindämmen zu wollen, macht ein Kassensystem nötig, das in der Lage ist, auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Das kann über die Anmeldung und Abmeldung am Kassensystem mittels Bedienerschlüssel oder speziell zugewiesener Bedienergeheimcodes geschehen. Diese Daten werden über den Fiskalspeicher der Kassensysteme manipulationssicher gemacht, so dass eine Kontrolle seitens der Behörden möglich ist. Schon heute ist es für Mitarbeiter Pflicht, in Branchen, wie Gastronomie, Bau oder auch Taxigewerbe, ständig den Sozialversicherungsausweis dabei zu haben. Kontrollen sind aber aufwändig. Mit Hilfe der Fiskal Speicher werden diese Kontrollen erleichtert. Wer sich auf 400 Euro Basis angemeldet hat und das erlaubte Zeitkontingent überschreitet, kann über die Erfassung der Arbeitszeiten schnell ausfindig gemacht werden. Entzug von Bargeld aus der Kasse mittels Manipulation an den Umsatzzahlen ist dann auch nicht mehr machbar. Gerade in Branchen wie der Gastronomie, wird noch oft mit „Schwarzgeld“ gearbeitet, was den Tatbestand der Steuerhinterziehung erfüllt. Dass das kein Kavaliersdelikt ist, haben schon einige Gastwirte schmerzhaft zu spüren bekommen. Wer Arbeitskräfte über den angemeldeten Zeitraum hinweg arbeiten lässt, schuldet zum Beispiel auch den Sozialkassen die dementsprechenden Beiträge. Die Krankenkassen holen sich von ihm nicht nur die Arbeitgeber, sondern auch die Arbeitnehmerbeiträge, die dann mühsam von den Mitarbeitern eingeklagt werden müssen. Das kann im Zweifelsfall sehr teuer werden. Viele Arbeitgeber befinden sich in einer Zwickmühle. Auf der einen Seite wollen die Mitarbeiter, vorzugsweise Frauen, die über ihre Männer mitversichert sind, keine hohen Abgaben zahlen, auf der anderen Seite möchte sie aber mehr verdienen und Überstunden machen und drohen mit Kündigung, wenn das so nicht geht. Da die Einarbeitung neuer Mitarbeiter meist mühsam und kostenintensiv ist, haben sich in der Vergangenheit manche Arbeitgeber in der Gastrobranche auf diesen faulen Kompromiss eingelassen. Und sich erpressbar gemacht. Denn im Falle eines Falles war eine anonyme Anzeige das probate Mittel, um sich beim Arbeitgeber zu rächen, vor allem weil die Arbeitnehmer meist straffrei ausgegangen sind. Mit Hilfe der Fiskal Speicher in den Kassensysteme n kann dieser Missstand behoben werden, denn Schwarzarbeit ist so nicht möglich. So wird auch für den Arbeitgeber mit modernem Kassensystem das Leben deutlich erleichtert.
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Um ein Warenhaus zu führen und den Zufluss und Abfluss von Waren übersichtlich verwalten zu können ist der Einsatz von modernen Kassensysteme n unerlässlich. Die Warenbewegungen sind dabei enorm. Um am heutigen Markt für den Kunden attraktiv zu sein ist dabei die Vielfalt und die Bevorratung der einzelnen Warenpositionen für die Warenhäuser eine Grundvoraussetzung. Die Verwaltung der Warenbewegungen, die Übersicht über den aktuellen Warenbestand und auch die Bestellmengen stellen dabei täglich neue Aufgaben, die mit Hilfe der Kassensysteme bewältigt werden können. Auf der einen Seite gilt es, nur den geringstmöglichen Warenbestand zu bevorraten, just in Time Bestellungen machen dies möglich, auf der anderen Seite gilt es, Mengenrabatte für große Aufträge zu nutzen. Der Tagesfluß der Waren- und Geldmengen wird dabei immer zeitnah mit modernen Kassensysteme n messbar. Eine besondere Herausforderung stellt zudem noch die Bestellung von Saisonware im Bekleidungssegment oder bei Weihnachts- Oster oder auch Gartenartikeln dar. Besonders hier sind die Mode und der nächste Trend ein Triebmittel, im Voraus zu ordern und dabei die Einbeziehung von der Wetterentwicklung des nächsten Saisonabschnittes weit im Voraus mit zu berechnen. Um hier noch Spielräume zu haben ist es umso wichtiger im Tagesgeschäft auch alle Warenverkäufe zu erfassen. Leider ist die Kontrolle des Personals bei der Bargeldabrechnung immer wieder ein lästiges Übel. Dies war einst der Ursprung der Entwicklung und Erfindung der ersten Registrierkasse. Es ging ganz simpel darum, dass die Bargeldschublade sich nur mit dem berühmten Klingelton in bestimmten Situationen öffnen ließ und der Ladeninhaber im Nebenzimmer so genau ermitteln konnte wann und zu welchem Anlass die Bargeldschublade geöffnet wurde. Die Registrierkasse sollte schlicht gesagt den Personaldiebstahl verhindern. Dies ist auch in der heutigen Zeit noch ein aktuelles Thema des primären Einsatzgebietes eines Kassensystem s, denn Vertrauensmißbrauch und auch menschliche Irrtümer führen immer wieder zu in der kumulierten Summe großen Bargeldverlusten. Dabei ist jedem Unternehmer klar, dass der Verlust solcher Geldbeträge unter Umständen existenzbedrohend sein kann. Für große Warenhäuser ist der Einsatz von einem leistungsstarken Kassensystem mit mehreren Anbindungsmöglichkeiten so gesehen heute eine unerlässliche Betriebsausstattung. Die Kassensysteme erfassen dabei nicht nur die Tagesumsätze. Scanner sind bei der Ausrüstung für Kassensysteme in großen Warenhäusern eine wichtige Installation. Nicht nur, dass per Scanner in Sekundenbruchteilen die gekaufte Bluse oder die Vase im Kassensystem erfasst werden kann, sondern die Daten liefern genaue Informationen zum jeweiligen Verkauf wie Größe, Farbe, usw. Diese Daten werden dann Tage- oder gar Schichtweise vom Kassensystem in die Warenwirtschaft übertragen und können gleich in die Lagerhaltung oder Bestellvorgänge der nächsten Tage eingebunden werden. Durch weitere sinnvolle Funktionen, die nach Betrieb modular aufgestockt werden können, ist der Einsatz von einem modernen Kassensystem im Verbund heute aus großen Warenhäusern nicht mehr wegzudenken.
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In Deutschland wird derzeit ein Fiskalgesetz auf den Weg gebracht, mit dem Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit insbesondere in den Betrieben erschwert und unattraktiv gemacht werden soll, in denen mit einem Kassensystem gearbeitet wird. Dafür müssen alle genutzten Kassen, von der schlichten Registrierkasse über die Netzwerkkasse bis hin zum Kassensystem mit Fiskalspeichern nachgerüstet werden. Kassenhersteller sind bereits in der Entwicklungsphase, um die benötigten Fiskalspeicher produzieren zu können. Die Finanzbehörden sind mit informativen Vorgaben ausgestattet, womit sie dann die Speicher kontrollieren und bei positivem Ergebnis zertifizieren. Nur nach der Zertifizierung dürfen die Speichermedien in einem Kassensystem nachgerüstet, bzw. in neuen Geräten eingebaut und dann ausgeliefert werden. Die Speicher dürfen nur von den Finanzämtern ausgelesen werden können und müssen mit einer zusätzlichen Sicherung wie zum Beispiel Speicherplomben versehen werden. Gastronomiebetriebe und Einzelhandelsgeschäfte, die ungeachtet der Geschäftsführersituation gut geführt sind, aber über ein Kassensystem verfügen, das nicht mit einem Fiskalspeicher nachgerüstet werden kann, sollten ernsthaft über die Neuanschaffung einer Netzwerkkasse, die in ein Kassensystem eingebunden werden kann, nachdenken. Denn wenn das Unternehmen problemlos weitergeführt werden kann, ohne dass vorübergehend die Geschäftsleitung geklärt ist, kann auch problemlos in ein modernes Kassensystem investiert werden, das dann auf dem neuesten Stand der technischen und rechtlichen arbeitet. Dabei soll ein Kassensystem in der Anwendung natürlich auch einerseits den Mitarbeitern eine einfache Bedienung und dadurch Spaß an der Arbeit bieten. Und andererseits soll mit einem modernen Kassensystem natürlich auch eine Kostenkontrolle sowie eine Kostensenkung erreicht werden. Es müssen zum Beispiel keine externen Erfassungsgeräte für die Arbeitszeiterfassung, die Warenflusskontrolle sowie das Bestellwesen angeschafft werden. Denn diese Erfassungen und Verarbeitungen können bequem über die Kassensoftware in einem modernen Kassensystem erledigt werden. Das spart nicht nur in erheblichem Umfang Anschaffungs- und Folgekosten, sondern auch Arbeitszeit und damit Personalkosten, weil bei der Buchung nicht zwischen mehreren Anwendungssystemen geswitched werden muss. Aber auch die Anwendungen am modernen Kassensystem im Frontend-Bereich, also im Geschäft und im Restaurant, sind so anwenderfreundlich einfach gehalten, dass auch Mitarbeiter in Minijobs, die nicht so häufig mit der Arbeit am Kassensystem zu tun haben, keine Problem mit der Anwendung haben. Denn schon die Einarbeitung an das Kassensystem ist recht einfach und gut verständlich. Dass insbesondere in der Gastronomie mit einer mobilen Kasse die Arbeit noch weiter erleichtert und den Gästen die Wartezeit verkürzt werden kann, liegt auf der Hand. Denn die Bestellungen müssen nicht mehr von den Servicekräften zur Küche und zur Schankanlage gebracht werden. Eine mobile Kasse und Bondrucker sind in das Kassensystem eingebunden und übertragen die Bestellungen mit einem Funksignal an Küche, Zapfanlage und Kassensystem. In der Kassensoftware.
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Der Handel ist zunächst zu unterteilen in die Bereiche Einzelhandel, Großhandel, Im- und Export sowie Groß- & Außenhandel. Einzelne Branchen sind Beispielsweise Lebensmittel, Bastelbedarf, Textil und Floristik. Insgesamt hat Deutschland weit über 200 Branchen im Handel zu bieten. Das Handwerk bietet unter anderem die Branchen Optiker, Zweiradreparatur, Bau, Metallverarbeitung. Von Handel und Handwerk alle Branchen aufzuzählen, würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen, da auch die Industrie mit weiteren Branchen aufwartet. Alle haben jedoch gemeinsam, dass da wo Waren und Dienstleistungen zum Verkauf angeboten werden und dadurch Bargeschäfte stattfinden, Kassen benötigen. Kleine Einzelhandelsgeschäfte wie beispielsweise ein Kiosk kommt ebenso gut mit einer einfachen Registrierkasse aus wie das nicht so große Dienstleistungsunternehmen eines Friseurs und der an den Handwerksbetrieb eines Zweiradmechanikers, der neben der Reparatur und Instandhaltung auch Fahrräder ebenso verkauft wie Zubehör und Werkzeug. Registrierkassen wird es in einigen Jahren zwar nicht mehr geben, aber bis dahin werden diese Kassen gute Dienste tun und auch den rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Ein moderner Handwerksbetrieb wie auch so mancher Einzelhändler wird seine Verwaltungsaufgaben über einen PC-Arbeitsplatz erledigen. Eine zusätzliche Kasse kann sicher auch ihre Aufgaben erfüllen. Aber selbst in kleinsten Betrieben kann es sinnvoll sein, PC-Platz und Registrierkasse nicht mehr getrennt voneinander arbeiten zu lassen. Kassensoftware kann so konfiguriert werden, dass Kasse und Computer gemeinsam arbeiten können. Natürlich ist es da ebenso sinnvoll, von vornherein ein Kassensystem zu nutzen. Damit kann ausgeschlossen werden, dass eine Kasse und ein PC mit einer Kassensoftware ausgestattet werden müssen, die dann durch Fehlfunktionen zu Störungen im Betriebsablauf führen. Netzwerkkassen in Kassensystemen sind so aufeinander abgestimmt, dass sogenannte Kinderkrankheiten in der Technik schon behoben sind und hierdurch keine Störung hervorgerufen werden kann. Mit einem Kassensystem kann somit auch in einem kleinen Unternehmen nicht nur der Verkauf von Zubehörteilen und anderen Kleinartikeln eines Handwerksbetriebes erfasst werden. die Erfassung der Arbeitszeiten auch von Handwerkern, die im Kundendienst unterwegs sind kann über die Kassensoftware eines Kassensystems erfolgen. Kassenhersteller bieten für jede Betriebsart und ebenso für jede Betriebsgröße die passende Kassensoftware, die in genauso passenden Kassen-Lösungen individuell in jeden Betrieb integriert werden können. Mit Kassen, Kassensystemen, Netzwerkkassen und mobilen Kassen ist es durchaus möglich, in kleinen Unternehmen ebenso Kosten zu sparen wie in großen Konzernen mit Filialbetrieb. Denn in jeder Betriebsgröße ist es ratsam, laufende Kosten ständig im Blick zu behalten. Und bevor unnötigerweise zwei Geräte (Kasse und PC) Aufgaben erledigen, die auch von einem Gerät, dem Kassensystem oder der Netzwerkkasse, übernommen werden können, fängt schon an der Stelle an, dass hier Kosteneinsparungen möglich sind. Denn wer an der Kasse Verkäufe registriert, kann auch über eine Bildschirm oder die Tastatur Wareneingänge in der Kassensoftware verbuchen. Personalkosten sind gespart, weil kein zweiter Angestellter etwas zu erledigen hat oder aber die betreffende Person schlicht dadurch Zeit einsparen konnte, dass nicht noch ein weiteres Gerät mit seiner Software und Anwendungsmöglichkeiten hochgefahren werden musste.
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Wir Deutschen und unser Essen, ein spannendes Thema! Eine Umfrage hat ergeben, dass immer weniger von uns sich zuhause in die Küche stellen und kochen wollen. An anderer Stelle ist mir eine Liste mit 10 beliebten Ausbildungsberufen begegnet, dort stand der Beruf des Kochs an dritter Stelle. Ok, im Job für andere am Herd stehen oder allein zuhause für sich selber kochen, das sind offensichtlich zwei Paar Schuhe. Aber nun mal „auf Anfang“. Wie gesagt haben immer weniger Leute Lust, zuhause zu kochen. Meist, weil sie eh alleine wohnen. Aber selbst zu zweit wird wenig gekocht. Zumindest was die Warenfrische angeht. Es werden bevorzugt Fertig- und Instantprodukte verarbeitet. Klar, das geht schneller. Aber preiswerter? Ich glaube nicht. Gut, ein Kopf Salat jetzt im Winter für über einen Euro zu kaufen wäre nicht so preiswert. Aber wie wäre es mit Gemüse der Saison? Kohlsorten sind derzeit sehr preiswert, weil Wintergemüse. Und damit lässt sich so viel Leckeres kochen. Ok, soviel zum kochen daheim. In der Gastronomie wird, hoffentlich, noch sehr viel mehr mit frischen Zutaten gekocht. Großmärkte bieten Unmengen an frischem Obst, Gemüse, Fisch und Fleisch an. Warum also nicht dort einen kleinen Vorrat für wenige Tage besorgen und den Gästen im Restaurant lecker auftischen? Bei guter Qualität der Ware und ebenso leckeren Gerichten sind Gäste im Zweifelsfall auch bereit, ein wenig mehr dafür zu bezahlen. Aber wie gesagt, unterm Strich glaube ich nicht, dass frische Produkte ernsthaft teurer sind als Fertig- und Instantprodukte. Sie haben lediglich den Vorteil, dass sie die Arbeit der Zubereitung erheblich verkürzen und vereinfachen. Der Gast wartet nicht so lange und der Chef spart irgendwie ganz schön Personalkosten. Denn durch kürzere Zubereitungszeiten kann der Koch von der Anzahl her mehr Gäste bekochen ohne dass ein zweiter Koch eingestellt werden muss. Das rechnet sich dann natürlich für den Gastronom. Die eingesparten Personalkosten kann er anderweitig investieren, zum Beispiel in die Einrichtung seiner Räume oder in ein Kassensystem. Hier ist es egal, ob ein neues Gerät angeschafft wird oder ob die bisherige Kasse mit neuer Software ausgestattet wird. Da bieten Kassenhersteller verschiedenste Kassenlösungen an, die ganz nach dem Bedarf des Betriebes installiert und hergerichtet werden können. Für einige Gastronomiebetriebe ist ein ausführliches Kassensystem durchaus interessant. Kartenlesegeräte für bargeldloses Bezahlen können bereits an einfachen Registrierkassen angeschlossen werden. Kassensysteme können viel komplexere Aufgaben übernehmen. Vernetzungen vom Hauptgerät aus in (fast?) alle Bereiche des Betriebes sind möglich. Mobilteile für den Kellner können die Bestellung des Gastes gleichzeitig per Funkverbindung in die Küche und zum Hauptgerät des Kassensystems übertragen. In der Küche kann das Team gleich mit der Zubereitung beginnen. Im Kassensystem wird in einer Datenbank die Bestellung zwischengespeichert. Hiermit kann dem Gast am Ende eine detaillierte Rechnung erstellt werden. Gelegentlich lässt sich auch der Koch im Gastraum blicken. Schließlich interessiert es ihn zu Recht, wie seine Kreationen bei den Gästen ankommen.
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