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28. September 2011 | 
Autor: Kassensystem Bedienungsanleitung richtig gliedern
Bedingt durch die verschiedenen möglichen Arbeitsweisen mit einem Handbuch („Sequentielles Lesen“, „Gezieltes Nachschlagen“ und „exploratives Lesen“), kann man nicht davon ausgehen, dass die Leser das Handbuch von Anfang bis Ende durchlesen. Beschreibungen einzelner Funktionen oder Sachverhalte sind meistens die größten Informationseinheiten, die vom Leser eines Handbuches für Kassensysteme mehr oder weniger vollständig durchgelesen werden.
Eine Benutzerdokumentation für Kassensysteme muss deshalb zum Sequentiellen Lesen geeignet sein und in der Reihenfolge erstellt werden, in der die darin enthaltenen Informationen vom Leser zum Verständnis benötigt werden. Bei der Beschreibung von Softwareprodukten für Kassensysteme gibt es häufig eine Reihe von gleichartigen Sachverhalten zu beschreiben. Softwareprodukte für Kassensysteme, die über sog. Eingabemasken versorgt werden, sind dafür ein Beispiel. Jedes Programm zeigt eine oder mehrere Bildschirmmasken die von Benutzer auszufüllen sind. Diese Bildschirmmasken sind (hoffentlich) alle in gleicher Weise aufgebaut und in gleicher Weise auszufüllen. Für den Leser einer Benutzerdokumentation für ein Kassensystem ist es von Vorteil, wenn solche gleichartigen Inhalte auch in gleicher Weise beschrieben werden, wenn also alle Kommandos, alle Bedienungsabläufe und alle Bildschirmmasken nach ein und dem selben Schema erläutert werden. Es wäre falsch beim Formulieren der Texte in einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme diese Wiederholungen solcher Beschreibungsschemata zugunsten einer sprachlich abwechslungsreicheren Darstellung zu vermeiden. Wiederholungen sind in diesem Falle nützlich und keine stilistische Schwäche. Sie erleichtern dem Benutzer/Leser eines Handbuches für Kassensysteme das Erkennen von gleichartigen Strukturen. Der Benutzer/Leser wird solche Beschreibungsschemata wiedererkennen und weiß nach kurzer Zeit, wo er in einer solchen Beschreibung bestimmte Informationen findet. Der Benutzer/Leser kann auch aus der Gleichartigkeit der Beschreibungen auf die Gleichartigkeit der Inhalte schließen. Wenn der Benutzer/Leser einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme weiß, dass gewisse Bildschirmmasken nach einem bestimmten Schema beschrieben sind und eine Beschreibung eines neuen Sachverhaltes nach diesem gleichen Schema aufgebaut ist, wird er daraus schließen, dass es um eine Bildschirmmaske gleicher Art handelt.
Die äußere Erscheinung der Textes sollte möglichst die logische Textstruktur widerspiegeln. Wenn die Beschreibung verschiedener Sachverhalte nach einem festen Schema erfolgt, dann sollte dieses Schema auch optisch verdeutlicht werden, damit aufgrund der äußeren Erscheinung der Zugriff auf bestimmte Aspekte einer Beschreibung möglich ist. Unterschiedliche Schriften, Marginalien, Symbole und sonstige grafische Elemente können als Gestaltungselemente für diesen Zweck verwendet werden. Das Ziel muss sein, dem Benutzer/Leser einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme den Zugriff auf gesuchte Informationen ohne überflüssige Lesearbeit zu ermöglichen.
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