Artikel-Schlagworte: „Kassensystem“
28. September 2011 | 
Autor: Kassensystem Bedienungsanleitung richtig gliedern
Bedingt durch die verschiedenen möglichen Arbeitsweisen mit einem Handbuch („Sequentielles Lesen“, „Gezieltes Nachschlagen“ und „exploratives Lesen“), kann man nicht davon ausgehen, dass die Leser das Handbuch von Anfang bis Ende durchlesen. Beschreibungen einzelner Funktionen oder Sachverhalte sind meistens die größten Informationseinheiten, die vom Leser eines Handbuches für Kassensysteme mehr oder weniger vollständig durchgelesen werden.
Eine Benutzerdokumentation für Kassensysteme muss deshalb zum Sequentiellen Lesen geeignet sein und in der Reihenfolge erstellt werden, in der die darin enthaltenen Informationen vom Leser zum Verständnis benötigt werden. Bei der Beschreibung von Softwareprodukten für Kassensysteme gibt es häufig eine Reihe von gleichartigen Sachverhalten zu beschreiben. Softwareprodukte für Kassensysteme, die über sog. Eingabemasken versorgt werden, sind dafür ein Beispiel. Jedes Programm zeigt eine oder mehrere Bildschirmmasken die von Benutzer auszufüllen sind. Diese Bildschirmmasken sind (hoffentlich) alle in gleicher Weise aufgebaut und in gleicher Weise auszufüllen. Für den Leser einer Benutzerdokumentation für ein Kassensystem ist es von Vorteil, wenn solche gleichartigen Inhalte auch in gleicher Weise beschrieben werden, wenn also alle Kommandos, alle Bedienungsabläufe und alle Bildschirmmasken nach ein und dem selben Schema erläutert werden. Es wäre falsch beim Formulieren der Texte in einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme diese Wiederholungen solcher Beschreibungsschemata zugunsten einer sprachlich abwechslungsreicheren Darstellung zu vermeiden. Wiederholungen sind in diesem Falle nützlich und keine stilistische Schwäche. Sie erleichtern dem Benutzer/Leser eines Handbuches für Kassensysteme das Erkennen von gleichartigen Strukturen. Der Benutzer/Leser wird solche Beschreibungsschemata wiedererkennen und weiß nach kurzer Zeit, wo er in einer solchen Beschreibung bestimmte Informationen findet. Der Benutzer/Leser kann auch aus der Gleichartigkeit der Beschreibungen auf die Gleichartigkeit der Inhalte schließen. Wenn der Benutzer/Leser einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme weiß, dass gewisse Bildschirmmasken nach einem bestimmten Schema beschrieben sind und eine Beschreibung eines neuen Sachverhaltes nach diesem gleichen Schema aufgebaut ist, wird er daraus schließen, dass es um eine Bildschirmmaske gleicher Art handelt.
Die äußere Erscheinung der Textes sollte möglichst die logische Textstruktur widerspiegeln. Wenn die Beschreibung verschiedener Sachverhalte nach einem festen Schema erfolgt, dann sollte dieses Schema auch optisch verdeutlicht werden, damit aufgrund der äußeren Erscheinung der Zugriff auf bestimmte Aspekte einer Beschreibung möglich ist. Unterschiedliche Schriften, Marginalien, Symbole und sonstige grafische Elemente können als Gestaltungselemente für diesen Zweck verwendet werden. Das Ziel muss sein, dem Benutzer/Leser einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme den Zugriff auf gesuchte Informationen ohne überflüssige Lesearbeit zu ermöglichen.
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Die Bundesregierung möchte mit Hilfe der Kassensysteme in Restaurants, Imbissen, aber auch mit den Taxametern bei den Taxiunternehmen sowohl Schwarzarbeit, als auch Steuerhinterziehung besser kontrollieren. Daher wird spätestens ab 2013 der so genannte Fiskal Speicher, das ist ein Chip, der Änderungen im Journal nachvollziehbar machen kann, Pflicht für jedes Unternehmen, das mit direktem Geldfluss zu tun hat und ein Kassensystem besitzt. Manches Kassensystem das noch nicht so alt ist, wird sich mit einem Chip nachrüsten lassen und so kostengünstig zu einem Fiskal Kassensystem umfunktioniert. Jedes Unternehmen, das ältere Kassensysteme betreibt, wird sich der Frage stellen müssen, welche Neuanschaffung sinnvoll ist. Die Anforderung, auch die Schwarzarbeit eindämmen zu wollen, macht ein Kassensystem nötig, das in der Lage ist, auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Das kann über die Anmeldung und Abmeldung am Kassensystem mittels Bedienerschlüssel oder speziell zugewiesener Bedienergeheimcodes geschehen. Diese Daten werden über den Fiskalspeicher der Kassensysteme manipulationssicher gemacht, so dass eine Kontrolle seitens der Behörden möglich ist. Schon heute ist es für Mitarbeiter Pflicht, in Branchen, wie Gastronomie, Bau oder auch Taxigewerbe, ständig den Sozialversicherungsausweis dabei zu haben. Kontrollen sind aber aufwändig. Mit Hilfe der Fiskal Speicher werden diese Kontrollen erleichtert. Wer sich auf 400 Euro Basis angemeldet hat und das erlaubte Zeitkontingent überschreitet, kann über die Erfassung der Arbeitszeiten schnell ausfindig gemacht werden. Entzug von Bargeld aus der Kasse mittels Manipulation an den Umsatzzahlen ist dann auch nicht mehr machbar. Gerade in Branchen wie der Gastronomie, wird noch oft mit „Schwarzgeld“ gearbeitet, was den Tatbestand der Steuerhinterziehung erfüllt. Dass das kein Kavaliersdelikt ist, haben schon einige Gastwirte schmerzhaft zu spüren bekommen. Wer Arbeitskräfte über den angemeldeten Zeitraum hinweg arbeiten lässt, schuldet zum Beispiel auch den Sozialkassen die dementsprechenden Beiträge. Die Krankenkassen holen sich von ihm nicht nur die Arbeitgeber, sondern auch die Arbeitnehmerbeiträge, die dann mühsam von den Mitarbeitern eingeklagt werden müssen. Das kann im Zweifelsfall sehr teuer werden. Viele Arbeitgeber befinden sich in einer Zwickmühle. Auf der einen Seite wollen die Mitarbeiter, vorzugsweise Frauen, die über ihre Männer mitversichert sind, keine hohen Abgaben zahlen, auf der anderen Seite möchte sie aber mehr verdienen und Überstunden machen und drohen mit Kündigung, wenn das so nicht geht. Da die Einarbeitung neuer Mitarbeiter meist mühsam und kostenintensiv ist, haben sich in der Vergangenheit manche Arbeitgeber in der Gastrobranche auf diesen faulen Kompromiss eingelassen. Und sich erpressbar gemacht. Denn im Falle eines Falles war eine anonyme Anzeige das probate Mittel, um sich beim Arbeitgeber zu rächen, vor allem weil die Arbeitnehmer meist straffrei ausgegangen sind. Mit Hilfe der Fiskal Speicher in den Kassensysteme n kann dieser Missstand behoben werden, denn Schwarzarbeit ist so nicht möglich. So wird auch für den Arbeitgeber mit modernem Kassensystem das Leben deutlich erleichtert.
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Um ein Warenhaus zu führen und den Zufluss und Abfluss von Waren übersichtlich verwalten zu können ist der Einsatz von modernen Kassensysteme n unerlässlich. Die Warenbewegungen sind dabei enorm. Um am heutigen Markt für den Kunden attraktiv zu sein ist dabei die Vielfalt und die Bevorratung der einzelnen Warenpositionen für die Warenhäuser eine Grundvoraussetzung. Die Verwaltung der Warenbewegungen, die Übersicht über den aktuellen Warenbestand und auch die Bestellmengen stellen dabei täglich neue Aufgaben, die mit Hilfe der Kassensysteme bewältigt werden können. Auf der einen Seite gilt es, nur den geringstmöglichen Warenbestand zu bevorraten, just in Time Bestellungen machen dies möglich, auf der anderen Seite gilt es, Mengenrabatte für große Aufträge zu nutzen. Der Tagesfluß der Waren- und Geldmengen wird dabei immer zeitnah mit modernen Kassensysteme n messbar. Eine besondere Herausforderung stellt zudem noch die Bestellung von Saisonware im Bekleidungssegment oder bei Weihnachts- Oster oder auch Gartenartikeln dar. Besonders hier sind die Mode und der nächste Trend ein Triebmittel, im Voraus zu ordern und dabei die Einbeziehung von der Wetterentwicklung des nächsten Saisonabschnittes weit im Voraus mit zu berechnen. Um hier noch Spielräume zu haben ist es umso wichtiger im Tagesgeschäft auch alle Warenverkäufe zu erfassen. Leider ist die Kontrolle des Personals bei der Bargeldabrechnung immer wieder ein lästiges Übel. Dies war einst der Ursprung der Entwicklung und Erfindung der ersten Registrierkasse. Es ging ganz simpel darum, dass die Bargeldschublade sich nur mit dem berühmten Klingelton in bestimmten Situationen öffnen ließ und der Ladeninhaber im Nebenzimmer so genau ermitteln konnte wann und zu welchem Anlass die Bargeldschublade geöffnet wurde. Die Registrierkasse sollte schlicht gesagt den Personaldiebstahl verhindern. Dies ist auch in der heutigen Zeit noch ein aktuelles Thema des primären Einsatzgebietes eines Kassensystem s, denn Vertrauensmißbrauch und auch menschliche Irrtümer führen immer wieder zu in der kumulierten Summe großen Bargeldverlusten. Dabei ist jedem Unternehmer klar, dass der Verlust solcher Geldbeträge unter Umständen existenzbedrohend sein kann. Für große Warenhäuser ist der Einsatz von einem leistungsstarken Kassensystem mit mehreren Anbindungsmöglichkeiten so gesehen heute eine unerlässliche Betriebsausstattung. Die Kassensysteme erfassen dabei nicht nur die Tagesumsätze. Scanner sind bei der Ausrüstung für Kassensysteme in großen Warenhäusern eine wichtige Installation. Nicht nur, dass per Scanner in Sekundenbruchteilen die gekaufte Bluse oder die Vase im Kassensystem erfasst werden kann, sondern die Daten liefern genaue Informationen zum jeweiligen Verkauf wie Größe, Farbe, usw. Diese Daten werden dann Tage- oder gar Schichtweise vom Kassensystem in die Warenwirtschaft übertragen und können gleich in die Lagerhaltung oder Bestellvorgänge der nächsten Tage eingebunden werden. Durch weitere sinnvolle Funktionen, die nach Betrieb modular aufgestockt werden können, ist der Einsatz von einem modernen Kassensystem im Verbund heute aus großen Warenhäusern nicht mehr wegzudenken.
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Moderne Technik macht vieles möglich, auch im Bereich Registrierkasse und anderer Kassen. Und das machen sich auch die Finanzbehörden von Bund und Ländern immer häufiger zu nutze. Eine Registrierkasse der nächsten Generationen wird in Zukunft ebenso ausschlaggebend wie wichtig den beinahe 6.500 Ermittlern der deutschen Zollämter in der Arbeite gegen Schwarzarbeit und Steuermissbrauch unterstützen. Ebenso werden dies Netzwerkkassen, Kassensysteme und alle anderen Kassen tun. Denn ein neues Gesetz wird auf den Weg gebracht, wonach in einigen Jahren sämtliche Kassen, von der Registrierkasse über mobile und Netzwerkkassen bis hin zum komplexen Kassensystem, mit sogenannten Fiskalspeichern nach- und ausgerüstet werden müssen. Diese Speicher werden in Zukunft, so die Meinung von Finanzbehörden und Bundesregierung, die Manipulation einer Registrierkasse oder einen beliebigen anderen Kasse nachweisen können. Insbesondere Gastronomiebetriebe und der Einzelhandel sollten schon jetzt auf die anstehenden Veränderungen einstellen. Wer ohnehin die Anschaffung einer neuen Registrierkasse ins Auge fassen muss, der sollte von vornherein darauf achten, dass eben diese Kasse mit einem zertifizierten Fiskalspeicher ausgestattet ist, damit demnächst nicht nochmals Kosten für die Nachrüstung entstehen. Diese Gesetzesvorlage ist absehbar eine beschlossene Sache, weil einige Milliarden Euro jährlich an zusätzlichen Steuereinnahmen für Bund, Länder und Kommunen zu erwarten sind. Die Registrierkasse und andere Kassen der neuesten Generation sind bereits so vorbereitet, dass die Fiskalspeicher nach der Zertifizierung durch die Finanzbehörden problemlos nachgerüstet werden können. Ältere Kassen, wozu auch die gute alte Registrierkasse aus den 1980’er Jahren zählt, könnten möglicherweise Probleme bei der Nachrüstung bekommen. Daher sollte jede ältere Registrierkasse durchaus dem Kassenhersteller vorgestellt werden. Hier kann herausgefunden werden, ob die jeweilige Registrierkasse tatsächlich für die Nachrüstung nicht tauglich ist. In dem Fall müsste eine neue Registrierkasse angeschafft werden. Wobei genau das ja nicht tragisch sein muss. Denn neueste Kassen sind netzwerkfähig und können mit einer weiteren Registrierkasse oder einer mobilen Kasse zu einem Kassensystem erweitert werden. Hinzu kommt, dass man schon vor Inkrafttreten eines neuen Gesetzes diesen Anforderungen genügen kann. Desweiteren ist es mit einer neuen Registrierkasse auch möglich, weitere Arbeitserleichterungen und damit Kostensenkungen erreichen. Arbeitszeiten können mit einer guten Registrierkasse ebenso erfasst werden, wie auch eine Terminplanung über die Kassensoftware erfolgen kann. Die Warenflusskontrolle kann von der Lieferung bis zum Verkauf ebenfalls über die gute Registrierkasse dokumentiert werden, weil die leistungsfähige Kassensoftware auch diesbezüglich keine Wünsche offen lässt.
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In Deutschland wird derzeit ein Fiskalgesetz auf den Weg gebracht, mit dem Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit insbesondere in den Betrieben erschwert und unattraktiv gemacht werden soll, in denen mit einem Kassensystem gearbeitet wird. Dafür müssen alle genutzten Kassen, von der schlichten Registrierkasse über die Netzwerkkasse bis hin zum Kassensystem mit Fiskalspeichern nachgerüstet werden. Kassenhersteller sind bereits in der Entwicklungsphase, um die benötigten Fiskalspeicher produzieren zu können. Die Finanzbehörden sind mit informativen Vorgaben ausgestattet, womit sie dann die Speicher kontrollieren und bei positivem Ergebnis zertifizieren. Nur nach der Zertifizierung dürfen die Speichermedien in einem Kassensystem nachgerüstet, bzw. in neuen Geräten eingebaut und dann ausgeliefert werden. Die Speicher dürfen nur von den Finanzämtern ausgelesen werden können und müssen mit einer zusätzlichen Sicherung wie zum Beispiel Speicherplomben versehen werden. Gastronomiebetriebe und Einzelhandelsgeschäfte, die ungeachtet der Geschäftsführersituation gut geführt sind, aber über ein Kassensystem verfügen, das nicht mit einem Fiskalspeicher nachgerüstet werden kann, sollten ernsthaft über die Neuanschaffung einer Netzwerkkasse, die in ein Kassensystem eingebunden werden kann, nachdenken. Denn wenn das Unternehmen problemlos weitergeführt werden kann, ohne dass vorübergehend die Geschäftsleitung geklärt ist, kann auch problemlos in ein modernes Kassensystem investiert werden, das dann auf dem neuesten Stand der technischen und rechtlichen arbeitet. Dabei soll ein Kassensystem in der Anwendung natürlich auch einerseits den Mitarbeitern eine einfache Bedienung und dadurch Spaß an der Arbeit bieten. Und andererseits soll mit einem modernen Kassensystem natürlich auch eine Kostenkontrolle sowie eine Kostensenkung erreicht werden. Es müssen zum Beispiel keine externen Erfassungsgeräte für die Arbeitszeiterfassung, die Warenflusskontrolle sowie das Bestellwesen angeschafft werden. Denn diese Erfassungen und Verarbeitungen können bequem über die Kassensoftware in einem modernen Kassensystem erledigt werden. Das spart nicht nur in erheblichem Umfang Anschaffungs- und Folgekosten, sondern auch Arbeitszeit und damit Personalkosten, weil bei der Buchung nicht zwischen mehreren Anwendungssystemen geswitched werden muss. Aber auch die Anwendungen am modernen Kassensystem im Frontend-Bereich, also im Geschäft und im Restaurant, sind so anwenderfreundlich einfach gehalten, dass auch Mitarbeiter in Minijobs, die nicht so häufig mit der Arbeit am Kassensystem zu tun haben, keine Problem mit der Anwendung haben. Denn schon die Einarbeitung an das Kassensystem ist recht einfach und gut verständlich. Dass insbesondere in der Gastronomie mit einer mobilen Kasse die Arbeit noch weiter erleichtert und den Gästen die Wartezeit verkürzt werden kann, liegt auf der Hand. Denn die Bestellungen müssen nicht mehr von den Servicekräften zur Küche und zur Schankanlage gebracht werden. Eine mobile Kasse und Bondrucker sind in das Kassensystem eingebunden und übertragen die Bestellungen mit einem Funksignal an Küche, Zapfanlage und Kassensystem. In der Kassensoftware.
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In Handel, Handwerk und Industrie gibt es die unterschiedlichsten Branchen. Allein im Handel sind mindestens 220 Branchen zu finden. Vorab ist der Handel zu unterteilen in Einzelhandel, Großhandel, Groß- & Außenhandel, sowie Import & Export. Hier nun die Einzelnen Branchen aufzuzählen, würde den Rahmen sprenge, daher sei die Beschränkung auf Beispiele wie Lebensmittel, Textil und Spielwaren gestattet. Alle haben gemeinsam, dass die deutsche Gesetzgebung bis zum Jahr 2013 vorsieht, dass jede Registrierkasse und Kasse ebenso wie jedes Kassensystem mit sogenannten Fiskalspeichern auszurüsten ist. Diese Speichermedien sollen manipulationssicher sein und ausschließlich von Finanzämtern ausgelesen werden können. Dadurch soll Steuerbetrug noch effektiver erkannt werden können, was wiederum bedeutet, dass die Strafverfolgungsbehörden im Zweifelsfall mehr zu tun bekommen. Da aber so manche Registrierkasse ihre besten Zeiten schon erlebt hat bleibt zu überlegen, ob das Geschäft weitergeführt und in eine neue Kasse investiert wird. Bei der Gelegenheit wird sich die Investition in ein Kassensystem auch in kleineren Handelsbetrieben lohnen. Denn weil die Entwicklung immer zügiger voranschreitet und auch die Anforderungen an eine Registrierkasse irgendwann die Grenzen dieser Kassen erreicht haben wird, dürfte schon heute die Anschaffung eines Kassensystems erfolgreich bei der Kostenkontrolle und vielleicht sogar bei der Kostensenkung helfen. Mit der Leistungsstärke moderner Kassensoftware ist eben sehr viel mehr möglich, als mit einer Fiskalkasse. Und da neue Kassen von Herstellerseite aus ohnehin mit Fiskalspeichern ausgerüstet sein müssen, würde sich eine Nachrüstung erübrigen. Wer als bis zur Umsetzung des Fiskalgesetzes eine neue Registrierkasse oder ein neues Kassensystem benötigt, der sollte ernsthaft überlegen, schon jetzt zu investieren. Denn gerad jetzt zu Zeiten der globalen Wirtschaftskrise sinken überall die Rohstoffpreise. Das dürfte sich auch auf die Anschaffungspreise von Kasse und Co. auswirken. Somit wären die Anschaffungskosten schon einmal reduziert. Und bei einer Registrierkasse oder einem Kassensystem mit guter Energieeffizienz dürften auch die Verbrauchskosten für Strom im Rahmen bleiben.
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Der Handel ist zunächst zu unterteilen in die Bereiche Einzelhandel, Großhandel, Im- und Export sowie Groß- & Außenhandel. Einzelne Branchen sind Beispielsweise Lebensmittel, Bastelbedarf, Textil und Floristik. Insgesamt hat Deutschland weit über 200 Branchen im Handel zu bieten. Das Handwerk bietet unter anderem die Branchen Optiker, Zweiradreparatur, Bau, Metallverarbeitung. Von Handel und Handwerk alle Branchen aufzuzählen, würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen, da auch die Industrie mit weiteren Branchen aufwartet. Alle haben jedoch gemeinsam, dass da wo Waren und Dienstleistungen zum Verkauf angeboten werden und dadurch Bargeschäfte stattfinden, Kassen benötigen. Kleine Einzelhandelsgeschäfte wie beispielsweise ein Kiosk kommt ebenso gut mit einer einfachen Registrierkasse aus wie das nicht so große Dienstleistungsunternehmen eines Friseurs und der an den Handwerksbetrieb eines Zweiradmechanikers, der neben der Reparatur und Instandhaltung auch Fahrräder ebenso verkauft wie Zubehör und Werkzeug. Registrierkassen wird es in einigen Jahren zwar nicht mehr geben, aber bis dahin werden diese Kassen gute Dienste tun und auch den rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Ein moderner Handwerksbetrieb wie auch so mancher Einzelhändler wird seine Verwaltungsaufgaben über einen PC-Arbeitsplatz erledigen. Eine zusätzliche Kasse kann sicher auch ihre Aufgaben erfüllen. Aber selbst in kleinsten Betrieben kann es sinnvoll sein, PC-Platz und Registrierkasse nicht mehr getrennt voneinander arbeiten zu lassen. Kassensoftware kann so konfiguriert werden, dass Kasse und Computer gemeinsam arbeiten können. Natürlich ist es da ebenso sinnvoll, von vornherein ein Kassensystem zu nutzen. Damit kann ausgeschlossen werden, dass eine Kasse und ein PC mit einer Kassensoftware ausgestattet werden müssen, die dann durch Fehlfunktionen zu Störungen im Betriebsablauf führen. Netzwerkkassen in Kassensystemen sind so aufeinander abgestimmt, dass sogenannte Kinderkrankheiten in der Technik schon behoben sind und hierdurch keine Störung hervorgerufen werden kann. Mit einem Kassensystem kann somit auch in einem kleinen Unternehmen nicht nur der Verkauf von Zubehörteilen und anderen Kleinartikeln eines Handwerksbetriebes erfasst werden. die Erfassung der Arbeitszeiten auch von Handwerkern, die im Kundendienst unterwegs sind kann über die Kassensoftware eines Kassensystems erfolgen. Kassenhersteller bieten für jede Betriebsart und ebenso für jede Betriebsgröße die passende Kassensoftware, die in genauso passenden Kassen-Lösungen individuell in jeden Betrieb integriert werden können. Mit Kassen, Kassensystemen, Netzwerkkassen und mobilen Kassen ist es durchaus möglich, in kleinen Unternehmen ebenso Kosten zu sparen wie in großen Konzernen mit Filialbetrieb. Denn in jeder Betriebsgröße ist es ratsam, laufende Kosten ständig im Blick zu behalten. Und bevor unnötigerweise zwei Geräte (Kasse und PC) Aufgaben erledigen, die auch von einem Gerät, dem Kassensystem oder der Netzwerkkasse, übernommen werden können, fängt schon an der Stelle an, dass hier Kosteneinsparungen möglich sind. Denn wer an der Kasse Verkäufe registriert, kann auch über eine Bildschirm oder die Tastatur Wareneingänge in der Kassensoftware verbuchen. Personalkosten sind gespart, weil kein zweiter Angestellter etwas zu erledigen hat oder aber die betreffende Person schlicht dadurch Zeit einsparen konnte, dass nicht noch ein weiteres Gerät mit seiner Software und Anwendungsmöglichkeiten hochgefahren werden musste.
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Neben der Ausstattung eines Betriebes mit Möbeln, Produktionsmaschinen, Warenpräsentationsmöglich-keiten und Verbrauchsartikeln wie Schreibwaren in der Verwaltung ist in vielen Unternehmen auch über die Anschaffung einer Kasse nachzudenken. Speziell im Handel, der Gastronomie und dem Hotelgewerbe sind Kassen unerlässlich. Der überwiegende Anteil der Nutzung von Registrierkassen liegt im Einzelhandel, hier speziell in kleineren Geschäften wie Kiosken oder Tante-Emma-Läden. Mit einer Registrierkasse ist deren Hauptaufgabe, dem registrieren und aufsummieren von Verkäufen einzelner oder mehrerer Artikel, möglich. Die Erfassung über Warengruppen findet mit einer einfachen Tastatur statt, womit die Beträge registriert und über weitere Tasten der jeweiligen Warengruppe zugeordnet werden. Ein fortlaufender Bon wird erstellt, der dem Unternehmen die täglichen Umsätze und Verkäufe nachweist und dokumentiert. Auch dient diese Bonrolle als Beleg für die Buchhaltung und auch zum Nachweis gegenüber den Finanzbehörden bei einer Betriebsprüfung. Auch sind Bonrollen in der Qualität, dass sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schadlos überstehen können. Ein Filialunternehmen im Einzelhandel kann gut mit modernen Kassensystemen arbeiten, außerdem ist für Hotels, Restaurants und andere Gastronomiebetriebe ein Kassensystem sehr hilfreich. Denn mit der leistungsfähigen Kassensoftware können neben dem Registrieren von Verkäufen (Waren oder Dienstleistungen) auch weitere Betriebliche Arbeitsabläufe optimiert und vereinfacht werden. Es muss kein separates Erfassungssystem für die Dokumentation der Arbeitszeiten von Mitarbeitern betrieben werden, die Arbeitszeiterfassung kann über die Kassensoftware erfolgen. In der Gastronomie können mobile Kassen die Bestellungen der Gäste per Funk an die Kassensoftware und an die Küche und/oder die Schankanlage übermitteln. Die Servicemitarbeiter können diesen Weg einsparen und stattdessen weitere Bestellungen aufnehmen oder Gäste beraten. Im Handel kann mit einem Kassensystem der aktuelle Warenbestand kontrolliert werden: mobile Scanner erfassen über den Barcode gelieferte Waren, die Verkäufe an den Kassenplätzen rechnen die Warenabgänge in der Kassensoftware dagegen. In Supermärkten werden diese Kassenplätze auch POS-Kasse genannt, wobei POS hier für Point of Sale, also Verkaufspunkt steht. Nun hat der Gesetzgeber vorgesehen, dass bis zum Jahr 2013 alle genutzten Kassen, von der Registrierkasse über Kassensysteme und Netzwerkkassen bis hin zu POS-Kassen, mit sogenannten Fiskalspeichern auszurüsten sind. Diese Speichermedien sollen manipulationssicher sein und nur von den Finanzbehörden ausgelesen werden können. Mit den neuen Speichern soll eine Steuerschuld sicher festgestellt und Steuerhinterziehungen schneller erkannt werden können. Ob aber der finanzielle Aufwand für die Nutzer von Kassen tragbar ist, bleibt abzuwarten. Momentan neuere Geräte können mit Fiskalspeichern nachgerüstet werden, eine Kasse die als Neugerät zur Nutzung angeschafft wird, muss vom Hersteller schon mit einem Fiskalspeicher ausgestattet sein. Wer also in seinem Unternehmen eine grundsätzliche Neuausstattung plant oder wer sich selbständig machen will, der sollte sich auch zum Thema Kassen, Registrierkassen, Kassensysteme und Kassensoftware gut informieren. Welches Gerät letzten Endes dann angeschafft wird, kann in einem kompetenten Beratungsgespräch mit einem Kassenhersteller entschieden werden. Auch sollte die Möglichkeit in Erwägung gezogen werden, dass eine Kasse auch geliehen oder über einen Leasingvertrag finanziert werden kann.
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Beim Bäcker, im Supermarkt, beim Floristen oder Gärtner, an der Tankstelle, und was weiß ich noch wo begegnen uns Tag für Tag Kassen verschiedenster Ausführungen. In einigen Kneipen gibt es nach wie vor keine elektronische Kasse oder Registrierkasse. Wie zu Großmutters Zeiten wird das Geld in einer Schublade hinter der Theke verwahrt. Barentnahmen für Einkäufe werden mit Quittungen und Kassenbons belegt, die ebenfalls in das Geldfach hinterlegt werden. So manche Kneipe hat aber schon ein elektronisches Gerät angeschafft, um die Einnahmen zu registrieren. Registrierkassen sind da oft ausreichend. Sie erfassen alle Einnahmen und erstellen ausreichende Belege für Gäste und Buchhaltung. Auch beim Bäcker um die Ecke, dem Floristen meines Vertrauens oder auch im Kiosk nebenan finde ich eine Registrierkasse, mit der die täglichen Einnahmen erfasst und abgerechnet werden können. Supermärkte, Warenhäuser und beispielsweise Filialbäckereien verfügen über Kassensysteme oder Netzwerkkassen, die natürlich sehr viel leistungsstärker sind als Registrierkassen. Viele betriebliche Aufgaben werden von der Kassensoftware im Kassensystem erleichtert und sparen auch viel Zeit ein. Das wiederum spart erheblich Personalkosten. Nicht, dass Mitarbeiter entlassen werden müssten, wenn Kassensysteme angeschafft werden. Aber es müssen oft auch nicht zwingend neue Mitarbeiter eingestellt werden. Inventuren können im Einzelhandel mit mobilen Kassen unterstützt werden. Über diese Geräte können Artikelnummern eingescannt und vorhandene Mengen über ein Tastenfeld am Mobilteil des Kassensystems eingegeben werden. Über ein Stecksystem kann die mobile Kasse dann ausgelesen werden, und die Daten werden dann einer Datenbank in der Kassensoftware zugeführt. Über eine online-Leitung in der Netzwerkkasse können diese Daten dann auch zur Konzernleitung übermittelt werden, wo sie dann zur Auswertung zur Verfügung stehen. Natürlich sind nicht nur Kassensysteme und Netzwerkkassen in Supermärkten und Warenhäusern im Einsatz. Es gibt auch noch viele kleine Einzelbetriebe, die die gute alte Registrierkasse nutzen. Allerdings gibt es die Vorgabe, dass alle Kassen in Deutschland mit sogenannten Fiskalspeichern ausgestattet werden müssen, die nur von den Finanzbehörden ausgelesen werden können und manipulationssicher sein sollen. Sofern die Kasse noch nicht zu alt ist, kann ein solches Speichermedium nachgerüstet werden. Ansonsten ist zu entscheiden, ob neue Kassen angeschafft werden oder ob der Betrieb geschlossen wird. Letzteres sollte aber nur in Erwägung gezogen werden, wenn die Auftrags- und Umsatzlage ohnehin schon nicht mehr ausreichte oder der Inhaber für seine Nachfolge keinen Interessenten findet. Jedenfalls will der Gesetzgeber erreichen, dass Manipulationen nicht mehr möglich und Steuerhinterziehungen ausgeschlossen werden können. Und dazu sind eben die sogenannten Fiskalspeicher nötig. Sie können natürlich in neuere Kassen, Registrierkassen, Kassensysteme und Netzwerkkassen nachgerüstet werden. Neugeräte müssen spätestens ab 2013 mit den Speichermedien ausgerüstet sein. Kosten entstehen auf jeden Fall denen, die ihre Kasse nachrüsten oder neue Kassen anschaffen müssen. Sollten diese Aufwendungen dann nicht steuerlich geltend gemach werden können, werden sie sicher über steigende Preise an die Kunden weitergegeben.
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Registrierkassen hin, Kassensysteme her: der Gesetzgeber berät neue Verordnungen zum Thema Sicherheit in Bezug auf die Steuererrechnung. Bis 2013 sollen alle neuen Geräte (Kassen, Registrierkassen, Kassensysteme und Netzwerkkassen) mit sogenannten Fiskalspeichern ausgestattet sein und in Betrieb befindliche Geräte nachgerüstet werden können. Die Fiskalspeicher sollen nur von den Finanzbehörden ausgelesen werden können und zur zusätzlichen Sicherheit mit Fiskalsicherungen versehen werden. Diese Fiskalspeicher sollen manipulationssicher sein, so dass Unstimmigkeiten in der Buchhaltung schneller aufgedeckt werden können. Sogenannte Fiskalkassen werden bereits von Kassenherstellern entwickelt. Doch wer gerade eine neue Kasse oder Registrierkasse angeschafft hat, muss nicht in Panik geraten. Denn es gibt in jedem Fall die Möglichkeit, dass der Fiskalspeicher nachgerüstet werden kann. Der Kassenhersteller wird im Informationsgespräch darauf hingewiesen haben. Registrierkassen haben gegenüber Kassensystemen übrigens einen Vorteil: Kassensysteme benötigen eine gewisse Zeit, um die Kassensoftware hochzufahren. Die Registrierkasse wird eingeschaltet und stellt ihre Funktion in kürzester Zeit zur Verfügung. Aushilfen und Gelegenheitskräfte können ebenfalls die Bedienung einer Registrierkasse erlernen und notwendige Kassenvorgänge durchführen. Ein Beispiel für den Betrieb von Registrierkassen ist der Kiosk um die Ecke oder auch der Tante-Emma-Laden im Nachbarort. Die Anschaffungskosten für eine Registrierkasse sind gegenüber denen eines Kassensystems natürlich unschlagbar. Überschaubare Preisklassen bei der Anschaffung und ausreichenden Funktionen für kleine Betriebe mit übersichtlichen Umsätzen sind für die Anschaffung einer Registrierkasse natürlich ein weiterer Pluspunkt. Außerdem sind Registrierkassen in mancherlei Hinsicht überraschend vielfältig. Desweiteren kann eine Registrierkasse nachgerüstet werden und dann als Kassensystem ebenfalls gute Dienste tun. Die einfache Handhabung beschränkt sich inzwischen nicht mehr nur auf Registrierkassen. Auch moderne Kassensysteme und Netzwerkkassen sind inzwischen recht leicht zu bedienen. Auch Registrierkassen verfügen natürlich über eine Druckerfunktion. Schließlich müssen auch hiermit Belege erstellt werden können. Es können aber auch externe Drucker angeschlossen werden, die es in verschiedenen Ausführungen und meist platzsparend gibt. Ich glaube, dass ich in nächster Zeit mit mehr Neugier einkaufen gehe und darauf achte, womit die einzelnen Geschäfte ausgestattet sind. Allerdings werde ich dann nicht nur an der Kasse die Augen offen halten. Ich werde bewusst Geschäfte besuchen, wo ich schon lang nicht mehr gewesen bin und dort einfach das gesamte Erscheinungsbild auf mich wirken lassen. Ist der Laden noch so wie früher oder wurde inzwischen renoviert? Da könnten Erinnerungen hochkommen, worüber ich jetzt noch gar nicht nachdenken möchte. Oder doch? Einen Laden, den ich zu Schulzeiten regelmäßig aufgesucht habe, gibt es seit wenigen Jahren nicht mehr. Hier würde ich sicher noch eine ziemlich antiquierte Registrierkasse zu Gesicht bekommen. Aber lasse ich es jetzt gut sein, sonst verfranse ich mich noch zu sehr in der Vergangenheit.
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